На всички ни се случва. Да получим мейл, който, вместо да улесни работата, се превръща в загадка.

Кой какво точно иска да каже, изобщо за нас ли е тази информация и защо прикаченият файл не може да се отвори.

Уж всички работим с имейл, но продължават да се допускат едни и също досадни грешки, които често затрудняват, вместо да улесняват комуникацията.

А понякога грешките водят до много сериозни последствия.

Ще ви припомним най-досадните грешки при изпращане на мейли. Ако ги избегнете, ще успеете да подобрите комуникацията си с колегите и да си спестите време.

Не е малко, нали.

И така, започваме:

Неясна тема на съобщението (subject)

“Файл“, „Важно“, „За срещата“ не са теми, които носят достатъчно информация за съдържанието на писмото.

А и после, ако трябва да търсите из пощата, ще трябва да отворите всички писма с тема „файл“, за да намерите точно този файл, който ви трябва.

По-добре изписвайте името на проекта, за който се отнася писмото, за да може получателя да се ориентира по-лесно и да отговори адекватно.

Отговор до всички

Това е една от най-досадните грешки. При изпращана на мейл до група хора, все се намира един, който да натисне „отговори до всички“ вместо „отговори на подателя“ и всички стават свидетели на разговор, който не се отнася за тях.

Не само не е етично, но и пълни пощата на хората с ненужни мейли.

Явно копие вместо скрито

В някои сфери да притежаваш мейлите на правилните хора е най-важното от работата.

Например, контакти на всички заинтересовани от покупка на имоти или пък на всички журналисти от ресор „Финанси“.

Да изпратиш общ мейл до всички тези хора и да сложиш мейлите им в явно копие, а не в скрито, е една от най-сериозните грешки, които могат да навредят на бизнеса.

Снабдяването с контактите, с които разполага конкуренцията, е силен коз в ръцете на всеки, който е активно настроен към разширяване на бизнеса си.

Не подлагайте бизнеса си на риск и винаги изпращайте масовите писма като копирате адресите в „скрито копие“ (Bcc).

Огромни файлове

Да изпратиш осем мейла с по една огромна снимка означава да задръстиш пощата на човека отсреща. Това ще затрудни работата му, ще го изнерви и така или иначе няма да има положителен резултат от кореспонденцията ви.

По-удобно е да се използват сайтове за споделяне на файлове като dox.bg, където можете да сложите файлове с размер до 1 GB и да изпратите само линк за сваляне на получателя. Чисто и удобно, без блокиране на пощата.

Името на файла

Това е особено важно когато кандидатствате за работа. Да кръстите сивито си „CV” може да изглежда прегледно на вашия компютър, но си представете какво е в пощата на бъдещия ви работодател, който получава 200 файла, озаглавени CV.

Изпъкнете сред останалите и кръстете файла си с името си. Така човекът отсреща ще бъде максимално улеснен при намиране на вашия файл. А когато се бориш с конкуренцията, всяко предимство е плюс.

И винаги внимавайте да не изпратите мейл на грешния човек. Или ако трябва да перифразираме старата поговорка - „Натиснат send – хвърлен камък“.