Може би в офиса ви има добрата практика всеки да изпраща имейл до всички, когато му се наложи да вземе отпуска. Ако е така, то е добре да я създадете.

Според различни проучвания електронно писмо, оповестяващо, че ще сте извън офиса за определено време, помага да изградите по-добри отношения с колеги и клиенти. Така ги предупреждавате, че не могат да очакват да им бъдете от полза или да ви ангажират за известно време и показвате, че сте достатъчно отговорен човек да ги предупредите.

Освен това ще си спестите няколко гневни съобщения от хора, които са разчитали на вас, но не са ви открили.

От друга страна не е добре да бързате да изпратите имейла. Първо го препрочетете отново и проверете за правописни и пунктуационни грешки. Оказва се, че съобщенията с грешки подкопават добрите ви позиции и правят лошо впечатление на бизнес партньорите и колегите ви.

Не разчитайте на факта, че може никой да не види грешката или да я приеме като нещо нормално. Постарайте се да демонстрирате професионализъм и отношение към детайлите.

От друга страна може и да сте допуснали по-сериозна грешка – като да объркате името на някой колега или клиент, или да сте забравили да напишете до кога ще сте извън офиса и ще имате ли достъп до служебен телефон и т.н.

Според други проучвания на бизнескомуникацията, не е препоръчително да използвате усмихнати човечета и различни жаргонни думи в кореспонденцията си с клиенти и работни партньори, нито пък да ги питате те къде ще прекарат почивните си дни или вие да давате прекалено лична информация за вашата отпуска.

Може би това ще ви се струва като разчупващо леда, но по-добре да оставите подробностите и оригиналниченето за разговорите с приятели.